Cadac Organice DMS-systeem

Cadac Organice is een software suite voor engineering documentbeheer en documentcontrolle en is volledig gebaseerd op Microsoft SharePoint. Cadac Organice ondersteunt project georiënteerde engineering organisaties hun (project) documenten te beheren, te delen, te distribueren en te volgen.

Cadac Organice Explorer is een smart SharePoint client en biedt alle fundamentele documentbeheer functionaliteit voor het creëren, opslaan, zoeken, terugvinden, bekijken, in checken, uit checken, bewerken en wijzigen van documenten. De user interfase lijkt op Microsoft Outlook, zodat het voor iedereen makkelijk te gebruiken is. Het integreert met Microsoft Office, Outlook en verscheidene CAD applicaties, waaronder AutoCAD, Bricscad, Revit en MicroStation. Het biedt beheer van referentiebestanden, het koppelen van titelblok en documentgegevens met SharePoint metadata en Advanced Document Creation. Gebruikers kunnen documenten bekijken, vergelijken en redlinen met een geïntegreerde viewer en kunnen offline werken, waarbij wijzigingen automatisch gesynchroniseerd worden als men weer online is.

Cadac Organice Transmit distribueert meerdere documenten efficient naar meerdere ontvangers tegelijkertijd en biedt management informatie aan document beheerders die de verzendingen moeten volgen. Een distributiematrix specificeert precies wie welke documenten dient te ontvangen en hoeveel, en een distributievolglijst in SharePoint houdt bij wie wat wanneer heeft ontvangen. Gebruikers kunnen eenvoudig distributiematrices creëren door documenten en ontvangers via zoekopdrachten toe te voegen. Wanneer documenten zijn gewijzigd kan Cadac Organice Transmit automatisch aangeven aan document beheerders welke ontvangers deze gewijzigde documenten dienen te ontvangen.

Met Cadac Organice Workbox kunnen productieve seriële en parallele status workflows in SharePoint gebouwd worden om uw bedrijfsprocessen te automatiseren. Met de gebruiksvriendelijke grafische interface kunnen gebruikers tussen het start- en eindpunt van de workflow eenvoudig workflow statussen plaatsen en de route van de ene status naar de andere definiëren. Acties met activiteiten brengen het document of item naar de volgende stap in de workflow. Gebruikers of groepen worden aan een actie gekoppeld, inclusief hun rol en permissies. Workflows kunnen automatisch of handmatig worden gestart en de gebruiker krijgt een visuele terugkoppeling over de status en de geschiedenis van de workflow.

Met Cadac Organice Scan kan inkomende post en andere papieren documenten gescand en opgeslagen worden in SharePoint, zodat alle documenten centraal en digitaal beschikbaar zijn voor alle gebruikers. Cadac Organice Scan kan worden ingezet in combinatie met elke scanner, inclusief klein- en grootformaat scanners, losse scanners en multifunctionele apparaten.

Cadac Organice Publish kan documenten die in SharePoint zijn opgeslagen publiceren. Documenten kunnen zowel in hun eigenlijke formaat worden gepubliceerd, maar ze kunnen ook worden geconverteerd naar PDF, zodat ze eenvoudig door anderen geopend, bekeken en van opmerkingen voorzien kunnen worden zonder dat daarvoor de originele applicatie nodig is. Gepubliceerde documenten kunnen eenvoudig gedistribueerd, nauwkeurig geprint en veilig en langdurig gearchiveerd worden. Cadac Organice Publish kan op elk moment geïnitieerd worden middels een workflow in SharePoint. Bijvoorbeeld om documenten te publiceren naar een andere document library of SharePoint site voor distributie, printen, archiveren of naar een extranet voor externe toegang.