Binnen sommige afdelingen van UMG werd al gewerkt met de DDi Document Software. Voor het digitaliseren van documentstromen en het breedvoerig vastleggen van documentprocessen, koos UMG voor DDi. In het begin dacht met aan een Sharepoint traject of andere DMS systemen, maar de praktijkervaring met DDi gaf de doorslag. Een bewezen oplossing die uitstekend past in de toekomstplannen van UMG.

Onlangs hebben DDi en UMG een mantelovereenkomst met elkaar gesloten voor de belangrijkste aspecten van de DDi Document Software. UMG noemt het systeem intern het “eDepot” dat ze op termijn verder willen uitbreiden met extra functionaliteit. Tegenwoordig worden alle documenten (papieren scans, mailberichten, MS office documenten) geïndexeerd vastgesteld in het eDepot. Ook gaat UMG de output management module (print software) van DDi overnemen. De miljoenen polisbladen die jaarlijks worden ontwikkeld, worden nu in één automatische handeling in het juiste dossier geplaatst. UMG verwacht hiermee een grote besparing op de handling kosten.

Binnenkort gaan ook de klanten van UMG de DDi software gedeeltelijk gebruiken. UMG werkt momenteel hard aan een betere herstelling van hun klantenportaal. In dit portaal heeft de klant via het internet toegang tot haar eigen dossier. Een dossier dat voor de documenten ontsloten wordt middels DDi. Via de standaard interface module van DDi zijn de documenten te halen vanuit diverse bedrijfsapplicaties binnen UMG. Onder andere Anva (assurantiesysteem)en het CRM systeem. Alle medewerkers binnen UMG zullen werken met de DDi software.

Iedere dag worden er binnen organisaties grote hoeveelheden aan documenten verzonden. Deze worden geprint via de post, via een mail of als bijlage via de mail. Het is vaak geen geautomatiseerd proces, er is bij het proces van bulk post nog veel te winnen. Als er wordt gekozen voor de print software van Objectif Lune dan kan er veel worden veranderd. Mark Fehling is partner manager Objectif Lune en hij spreekt over de samenwerking met DDi. Hij geeft aan dat er door de koppeling met DMS van DDi documenten uit PlanetPress rechtstreeks aan een proces gekoppeld kunnen worden en deze kunnen dan in een dossier worden geplaatst. Daar worden ze dan veilig opgeslagen in het digitale archief. Er is dan ook steeds meer vraag naar deze processen.

Infor heeft onlangs aangekondigd dat de nieuwste versie van Infor10 WFM (Workbrain), een vooraanstaande workforce management oplossing is. De oplossing heeft een nieuwe intuïtieve gebruikersinterface, die ontworpen is ter verbetering van de gebruikerservaring en de mobiliteit, waardoor managers die onderweg zijn snel en gemakkelijk toegang hebben tot bedrijfskritische informatie. Ook worden personeelsplanning, prestaties van het personeel en de winstgevendheid verhoogd met ruim 250 technische en klantgerichte verbeteringen.

 Overzicht

• De nieuwe intuïtieve gebruikersinterface en de verandingeringen in de mobiliteit van Infor10 WFM verzorgen bedrijven een beter inzicht in het personeelsbeleid zodat er betere beslissingen kunnen worden genomen op basis van meer gegevens en inzicht.
• Met nieuwestandaardfunctionaliteiten zorgt Infor10 WFM voor een betere naleving van CAO’s bij een steeds veranderende regelgeving midels een optie waarbij de medewerkers meteen bij de tijdregistratie goedkeuring geven voor hun gewerkte uren.

Verbeteringen aan Infor10 WFM zijn onder andere:

• Een nieuwe intuïtievegebruikersinterface: Een nieuwe interface en mededelingenbalk zorgen voor waarschuwingen van meerdere applicaties waardoor workforce management gemakkelijk wordt, tijdbesparing, realtimebesluitvorming en een verhoogdee bruikbaarheid door een bekende gebruikersomgeving. Een nieuwe mededelingenbalk zorgt voor automatisch waarschuwingen geven voor managers, zoals aanvragen van verlof of de weergave van te laat meldingen van de medewerkers.
• Versnelde mobiliteit -Nieuwe tools, waaronder WFM Mobile Shift Scheduler, WFM Mobile Manager, en WFM Mobile Employee, zorgen voor het gemakkelijk plannen en verwerken van opdrachten en verzoeken net zo eenvoudig als het verzenden van een sms-bericht of e-mail. Mobiliteit zorgt ervoor dat managers hun primaire functies kunnen blijven vervullen. Tijdrovend gebruik van technologie vermindert en zorgt voor een betere productiviteit en meer winstgevendheid.Intelligente rolgebaseerde planning -Verbeteringen aan een geautomatiseerd intelligent en rolgebaseerd planningsproces helpen managers met het naleven van wet- en regelgeving en het optimaliseren van de efficiëntie.
• Nieuwe taalondersteuning -Met de toevoeging van de Nederlandse en Spaanse taal is Infor10 WFM nu beschikbaar in 19 talen, een belangrijk voordeel voor multinationals.

 Het heft in eigen handen

ochelle Schard, directeur van industrie- en productmarketing voor WFM bij Infor zegt: “Wij geven managers weer het heft in eigen handen door hen in staat te stellen zich te focussen op het genereren van inkomsten, in plaats van bezig te zijn met administratieve taken. De nieuwste versie van Infor10 WFM heeft een intuïtieve gebruikersinterface en vele mobiele mogelijkheden om managers gemakkelijk toegang te geven tot zakelijke functies en realtime bedrijfskritische informatie voor een snellere en accurate besluitvorming.”

Er zijn in totaal drie marktpartijen geselecteerd en deze hebben hun gemaakte plannen in de gehoste SharePoint omgeving geplaatst. Daar zijn ze direct toegankelijk en inzichtelijk voor de adviesteams. Het is ook direct duidelijk wat de laatste en definitieve versie van een document is. Carla van der Linden geeft aan dat de Cadac Organice Cloud Solution hen een optimale toegankelijkheid geeft van documenten en informatie. Het is hierdoor direct duidelijk wat de laatste en definitieve versie is van een document. Er kunnen ook meer mensen in het systeem werken op hetzelfde moment en hierdoor kan voorkomen dat er onnodig veel emailverkeer ontstaat tussen de betrokken partijen.

Voor veel organisaties zorgt dit ook voor veranderingen. Het zorgt echter ook voor grotere importantie want het biedt veel voordelen. De bedrijven kunnen nu namelijk sneller, maar ook efficiënter werken, ook tegen lagere kosten. Er wordt eigenlijk gedwongen documenten nu ook digitaal te hebben omdat het altijd door anderen opgevraagd kan worden en wat is nou eenvoudiger dan het versturen via de mail?

DDi Document Software merkt op dat steeds meer organisaties contact opnemen om de documenten te laten digitaliseren. Vaak gaat het eerst over de factuurstroom en daarna gaat het ook over de inkomende post. Ook zijn er mensen die de papieren automatisch digitaal willen hebben, bij DDI Document Software wordt het allemaal mogelijk gemaakt.

• De groei van het aantal klanten, er zijn meer dan 2500 nieuwe klanten bij gekomen.
• De investering in klantontwikkeling, er zijn meer dan 500 softwareontwikkelaars aangenomen in 2011.
• Een nieuw hoofdkantoor, dit wordt verplaatst naar New York City. Het kantoor wordt uitgerust met een Innovation Center waar softwareontwikkelaars en met grafisch ontwerpers.
• Het softwareplatform is verbeterd, Infor10 is gelanceerd, de nieuwe generatie enterprise software met een verbeterde gebruikerservaring en branchespecifieke functionaliteiten.
• Strategische samenwerking, er is een partnership gesloten met Salesforce.com.

DDi Document Softwre is een specialist op het gebied van Document Software. Ze helpen organisaties met het motto van papier naar digitaal. Het is een puur Nederlands softwarehuis, ze hebben veel kennis en ervaring op het gebied van  het elektronisch vastleggen en bewerkbaar maken informatiestromen. De focus ligt op de creatie en of de realisatie van elektronisch archief, maar ook op het elektronisch dossier, de automatische formulierverwerking en de factuurautomatisering.

Er is al jaren geleden behoefte ontstaan aan document management. Arjan Hartman is Hoofd Informatie Management en hij is al vanaf het begin af aan bij het project betrokken. Er is door de organisatie bewust gekozen voor een externe project manager, deze ondersteunt niet alleen bij het selectie- en implementatietraject, maar ook bij het veranderingsproces. Peter van Geel is extern Project Manager. Hij geeft aan dat ze op zoek gingen naar een oplossing die aansloot op de werkzaamheden van de document controllers. Er is gekozen voor de combinatie van SharePoint en Cadac Organice, dit sluit namelijk aan op de Microsoft standaard. De testgebruikers ervaren het ook als het meest gebruiksvriendelijk.

Als je de software, SX Virtual Link, gebruikt dan kan er een exclusieve verbinding worden opgezet tussen het werkstation en de C6600. Het alleenrecht wordt op deze manier op de scanner verkregen. De scanner is dan alleen te bedienen vanaf de werkplek die verbinding heeft met de C6600. Als de scanwerkzaamheden klaar zijn dan kan de verbinding met de C6600 weer worden vrijgegeven voor het gebruik van anderen.